ERP steht für Enterprise-Ressource-Planning. Das bezeichnet die unternehmerische Aufgabe, Personal und Ressourcen wie Kapital, Betriebsmittel, Material, Produktion, Lager und Versand im Sinne des Unternehmenszwecks rechtzeitig und bedarfsgerecht zu verwalten, zu steuern und zu analysieren.

Ja, jein. CRM steht für Customer Relationship Management und ist im besten Fall Bestandteil einer ERP-Komplettlösung, wo es um die Interaktionen und Vorgänge rund um die Bereiche Akquise und Kundenbetreuung geht.

Ein perfekt integriertes ERP-System ist die Basis jedes erfolgreichen Unternehmens. Hier finden Sie die zehn wichtigsten Vorteile: 1. Zentralisierung unterschiedlicher Datenablagen, 2. Optimierte Abläufe/Vereinfachung vieler Kooperationsprozesse, 3. Die Reduktion des Zeitaufwands, 4. Die Minimierung von Fehlern, 5. Eine verbesserte Kundenpflege, 6. Eine optimierte Steuerung von Produktion, Lager und Versand, 7. Eine bessere Kommunikation zwischen den Abteilungen, 8. Ein besserer Gesamtüberblick für das Management, 9. eine höhere Motivation für alle Beteiligten und 10. eine deutliche Effizienzsteigerung in vielen Bereichen.

Oh, vieles. Vor allem aber frühere und mehr Informationen für bessere Entscheidungen des Managements. Aber auch Erleichterungen in allen Prozessen des Unternehmens, weniger Ablegen, weniger Suchen, weniger stupide Arbeit. Mehr Zeit für die Aufgaben, bei denen das ganze Fachwissen gefragt ist. Geringere Kosten, mehr Ertrag. Und das oft schon schneller, als man vorher erwartet hat.

In sechs Wochen klappt das selten. In der Regel liegt dies daran, dass die Komplexität in Kombination mit dem Aufwand Daten aus dem alten System korrekt aufzubereiten und zu exportieren unterschätzt wird. Bei einer ERP Einführung sind mehrere Parteien involviert – der neue Dienstleister, der bisherige Dienstleister für das bestehende ERP System und der Kunde selbst. All diese Ressourcen müssen verfügbar sein und zeitlich synchronisiert werden, nicht selten sind noch umfangreiche Datenbereinigungs- oder Ergänzungsarbeiten notwendig. Ein realistischer straffer Zeitplan sind sechs Monate, je nach Komplexität und Individualisierungsbedarf kann ein realistischer Zeitplan auch zwölf Monate oder in Einzelfällen sogar mehr sein.

Das kommt ganz auf die Leistungserwartungen an. Je mehr Abteilungen die ERP-Lösung umfassen soll, desto mehr Beteiligte braucht man an einem Tisch. Je weiter man voran kommt, desto kleiner kann der Kreis werden.

Ja, ganz sicher. Und je höher der im Management angesiedelt ist, desto besser ist es. Wem dieser Hut aufgesetzt wird, gibt allen Beteiligten Rückschlüsse darauf, wie durchsetzungsstark der Manager (oder die Managerin) sein wird. Ein solches übergreifendes und für den Erfolg des Unternehmens bedeutendes Projekt sollte man in der Geschäftsführung oder bestenfalls noch eine Ebene darunter führen.

Diese Frage ist genau so einfach zu beantworten wie jene danach, was ein Auto kostet. Der Preis für eine ERP-Einführung hat folgende Eckdaten: die Komplexität und Anzahl der Prozesse, Schnittstellen zu anderen Systemen, Automatisierungsgrad sowie die Größe des Unternehmens. Je größer das Unternehmen desto höher ist die Wahrscheinlichkeit das Individualisierungsbedarf besteht, da hier oft viele unterschiedliche Systeme im Einsatz sind und miteinander interagieren. Die Kostenspanne für die ERP-Einführung bei einem KMU mit bis zu 15 Mitarbeitern liegt unserer Erfahrung nach zwischen 12 und 25 TEUR, bei einem kleinem Unternehmen bis 50 Mitarbeitern ca. zwischen 30 und 50 TEUR und bei mittleren Unternehmensgrößen bis 250 Mitarbeitern zwischen 50 und 250 TEUR.

Die jährlichen Betriebskosten starten im günstigsten Fall bei ca. 300 EUR und sind nach oben maßgeblich durch die Anzahl der benötigten Lizenzen und gewählten Module begrenzt. Entscheidend für die Betriebskosten ist auch das gewählte Lizenzmodell. Wird die Software gemietet oder gekauft? Bei der Miete entfallen die Anschaffungskosten für die Software dafür sind die Betriebskosten höher. Beim Kauf schlagen die Anschaffungskosten initial zu Buche und dafür sind die Softwarepflegekosten geringer.

Ein Unternehmen welches 10 ERP Arbeitsplätze lizensiert würde im einfachsten Falle ohne spezielle Module in der Miete ca. 10 TEUR jährliche Kosten haben und in der Kaufvariante ca. 2500 EUR.

Der Kaufvariante stünden allerdings initiale Anschaffungskosten in Höhe von ca. 12.500 EUR entgegen.

In der Regel aus Ihrem Unternehmen. Die meisten dürften in digitaler Form längst vorliegen, andere werden noch analog abgelegt. Dazu können Daten von außen bezogen werden wenn z.B. Daten mit Kunden-, Lieferanten oder Plattformen oder einem Shop ausgetauscht werden. In der Regel können externe Daten per Schnittstelle angebunden werden. Auch die programmieren wir.

Nehmen wir ein simples Beispiel: Wer schon einmal die Stammdaten seiner Kunden überprüft hat wird feststellen, wie oft eine Mailadresse fehlt. Oder einer oder mehrere Ansprechpartner im Unternehmen, weil die bisherigen Daten nur jene ausweisen, die längst in Rente sind. Oder es fehlen Durchwahlen und Handynummern. Meistens gibt es auch keine durchgängige Form wie Telefonnummern gespeichert werden oder wie die Suchbezeichnung eines Kunden aufgebaut ist. Erschwerend kommt hinzu das es nicht allzu selten Dubletten gibt und ein Kunde 2 mal, 3 mal oder noch häufiger existiert. Alle Stammdaten auf den aktuellen Stand zu bringen ist eine wichtige Vorarbeit für eine gelungene Datenübernahme. Und Adressen sind nur ein Teilbereich.

Das Schwierige an der Einführung einer neuen ERP ist die Bewertung bestehender Software-Lösungen im Unternehmen. Was davon kann oder muss weiter betrieben, was kann durch die neue Lösung ersetzt werden? Und dann geht es noch um die Schnittstellen, die alt und neu verbinden oder aus dem neuen System in externe Systeme Daten senden. Wichtig für die schnelle Akzeptanz ist eine umfassende und gute Schulung der Mitarbeitenden.

Die Herausforderung bei der Einführung eines neuen ERP ist, sämtliche relevanten Prozesse vollständig zu erfassen und daraus die Kernprozesse zu identifizieren. Oftmals wird erst während der Einführung festgestellt, das der ein oder andere Sachverhalt nicht bedacht worden ist oder es stellt sich heraus, das nicht alle Informationen und Besonderheiten berücksichtigt wurden.

Darüber hinaus geht es noch um Schnittstellen, die Daten in externe Systeme senden. 

Wichtig für die schnelle Akzeptanz ist eine umfassende und gute Schulung der Mitarbeitenden, sodass diese sich im neuen System vertraut fühlen und keine Unsicherheiten herrschen.

Die meisten analogen Prozesse kann man auch digital nachbilden. Dort, wo Daten fließen, kann man diese auch auswerten und zur Steuerung von Prozessen nutzen. Wer die alten mit den neuen Prozessen vergleicht, wird schnell Lust darauf bekommen, auch weitere Prozesse einer digitalen Beschleunigung zu unterziehen. Eine höhere Effizienz bedeutet immer auch, mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu haben. Oder weniger Menschen für die gleiche Leistung zu brauchen. Oder mit gleicher Mannschaft mehr leisten zu können.

An falschen Erwartungen. An zu geringer Priorität bei den Entscheidern. Fokus auf Sonderfälle anstatt auf die Kernprozesse, der Sonderfall wird zum Regelfall avanciert und bekommt eine zu hohe Priorität. An einem zu ungeduldigen Zeitplan. An zu wenig Input aus dem Unternehmen. Oder daran, dass die Bereitschaft zur Veränderung von Prozessen zu gering ist. Wir wissen darum, deshalb tun wir von Anfang alles dafür, dass es diese Fallstricke in einem unserer Projekte gar nicht erst gibt.

Ganz ehrlich, da fällt uns kein Unternehmen ein. Selbst der Ein-Mann-Handwerksbetrieb spart ohne Ende Zeit, wenn er seine Angebote und Rechnungen oder die Adressen seiner Kunden und Lieferanten nicht mehr auf Papier stichelt. Und er zeigt Professionalität, wenn er seinem Kunden gleich nach dem Aufmaß ein Angebot vorlegen kann. Oder ist höher liquide, wenn er jede Rechnung gleich nach Abschluss eines Auftrags schreiben kann.

Sicher gibt es immer noch Unternehmen, die auf ein softwaregestütztes Prozessmanagement verzichten. Das ist dann wie Zu-Fuß-gehen, während andere schon mit Raketengeschwindigkeit durchs All fliegen. Manche Betriebe sind überaltert, andere satt. Oder man hat keine Zukunftspläne mehr. Wichtig nur: der Verzicht auf ein ERP-System sollte eine sehr bewusste Entscheidung sein, da man damit auch wissentlich auf Wettbewerbsfähigkeit verzichtet.