ERP-GLOSSAR
Die Welt der ERP-Systeme ist wie viele andere Fachbereiche gespickt mit Fachbegriffen. Wir möchten Ihnen mit unserem ERP-ABC helfen, nicht selbst nach Erklärungen suchen zu müssen.
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DATENSCHUTZ
Ein umfassender Schutz der Daten gegen den Zugriff Dritter ist heute eine Selbstverständlichkeit in hoch leistungsfähigen ERP-Systemen. Noch nicht ganz so stark verbreitet ist die konsequente Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), diese muss auf Wunsch einer Person, dessen Daten durchgängig entfernen bzw. anonymisieren.Hier besteht der Konflikt zwischen gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrungspflicht und das Recht auf Löschung personenbezogener Daten.
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HELP DESK
Gerade in den ersten Wochen werden viele neue Anwender Fragen haben. Vielleicht haben sie eine interne IT-Schulungskraft, die solche Fragen beantwortet. Bei kleinen oder mittelgroßen Unternehmen können wir diesen Part auch übernehmen.
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INDIVIDUALISIERUNG
Die Anpassung von Standard-Software auf jeden einzelnen noch so individuellen Prozess lockt. ABER: Jede Individualisierung birgt die Gefahr, dass die Software sich einem nicht optimalen Prozess anpasst, anstatt den Prozess zu überdenken.
Wieviel Zeitersparnis bringt mir die Individualisierung? Wie oft benötige ich die Funktion pro Tag? Wie aufwändig ist die Individualisierung im Verhältnis zum Nutzen?
Individualisierung kann von großem Nutzen sein, wenn damit nicht vorhandene Funktionen oder Schnittstellen geschaffen werden müssen und diese updatesicher und gut dokumentiert sind. Vielfach sehen wir allerdings, dass das Wissen über Individualisierung bei den Anwendern durch Fluktuation verloren geht und nach einiger Zeit niemand mehr weiß, warum der Haken an der Stelle vorhanden ist und welche Auswirkungen er hat. Sind die einstigen Programmierer nicht mehr greifbar, ist manche gut gemeinte Optimierung im Nachhinein ein Labyrinth, welches nur noch mit Spezialwissen nachvollziehbar ist.
INITIAL-WORKSHOP
Wir von P-i-U helfen Ihnen, mit einem umfassenden Initial-Workshop Ihre aktuellen Prozesse abzubilden und neue Prozesse mit unserer Hilfe zu definieren. Wir nutzen hierzu für die Modellierung BPMN Diagramme – so entstehen bei uns die Pflichtenhefte auf eine sehr effiziente Art und Weise.
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LASTENHEFT
Das Lastenheft beschreibt die Anforderungen an den Dienstleister. Welche Prozesse sollen umgesetzt werden? Welche Prozesse digitalisiert werden? Welche Funktionen müssen gegeben sein?
Ist dieses Lastenheft präzise und umfassend, stellt der Lieferant ein Team zusammen und schreibt an seinem Pflichtenheft.
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DAS PFLICHTENHEFT
Das Pflichtenheft beschreibt, wie der Dienstleister die geforderte Lösung umsetzen will. Zudem beinhaltet es oft einen Zeit- und einen Kostenplan.
PROJEKTKOORDINATOR/
IN INTERN
Die Position der internen Projektkoordination ist von besonderer Bedeutung, da hier stets aus der Vogelperspektive über den Status der internen Bearbeitung gewacht werden muss. Dies umfasst unter anderem das rechtzeitige starten und konsequente durchführen einzelner Teilprojekte. Für die Durchsetzung ist es hilfreich, wenn das Projekt nicht irgendwo in einer Abteilung, sondern am besten bei der Geschäftsleitung angesiedelt wird.
PROJEKTMANAGER/IN EXTERN
Die Position der externen Projektleitung trägt dafür Sorge, dass die vereinbarten Ziele beim Dienstleister eingehalten werden, sowie der Kunde die dafür notwendigen Informationen liefert. Die externe Projektleitung vermittelt außerdem zwischen Dienstleister und Kunde, sodass beide Parteien das gleiche Verständnis von der angedachten Lösung haben.
Gerne stellen wir Ihnen einen persönlichen Ansprechpartner, der die Verantwortung dafür übernimmt, dass Ihr Projekt im Zeit- und Kostenrahmen bleibt.
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SYSTEMWARTUNG
Spätestens ein Jahr nach dem Produktivstart sollte unbedingt die genutzte Software auf die Notwendigkeit eines Updates geprüft werden.
Das Intervall für Updates variiert von Hersteller zu Hersteller – während manche jährlich ein Update rausbringen, bringt beispielsweise die myfactory ca. alle 6 Wochen eine Aktualisierung heraus. Ob man jedes Update mitnimmt oder nur vereinzelte, hängt in erster Linie davon ab, ob die enthaltenen Fehlerkorrekturen und neuen Funktionen für einen selber relevant sind. Generell gilt, Sicherheitsupdates sollten unverzüglich eingespielt werden – dies gilt insbesondere für Cloud basierte ERP-Systeme.
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TRAINING
Den richtigen Umfang des Trainings für die Anwender einer neuen Software zu definieren, ist relevant für die Akzeptanz und damit für den Erfolg einer ERP-Einführung.
